Johda ajatuksia ja tunteita työssä

young-791849_1280.jpg

Tunteista työelämässä on puhuttu paljon viime aikoina. Yhtäältä tunteet koetaan negatiivisena asiana, joita tuodaan työpaikalle liiankin kanssa. Toisaalta tietynlaisia tunteita, kuten innostusta ja luovaa mielentilaa kaivataan erityisesti tieto- ja asiantuntijatyössä aikaisempaa enemmän.

Tunteet ovat joka tapauksessa osa meitä, eikä niitä voi erottaa ihmisestä työpaikallakaan. Ne luovat pohjan työn mielekkyydelle ylipäätään, sillä harva viihtyisi työssään vain robottimaisesti toistamassa jotain rutiinia ilman minkäänlaisia tunnekokemuksia. Työhön liittyvien tunteiden kanssa kohdataan myös haasteita ja joskus huono työilmapiiri syö kaikkien motivaatiota.

Jokainen meistä voi opetella johtamaan mieltään siten, että tunteet pikemminkin palvelevat kuin haittaavat työntekoa. Seuraavassa vinkkejä ajatusten ja tunteiden johtamiseen.

Mitä haluat tuoda työpaikalle?

Kun myöhästyt aamupalaverista kymmenen minuuttia, koet varmaankin jonkinlaisia negatiivisia tunteita. Ehkäpä syyllisyyttä ja huonoa omaatuntoa siitä, ettet ollut sovitusti paikalla. Mahdollisesti nämä tunteet ovat jo päässeet kehittymään kiukuksi aamuliikenteessä hidastelijoita kohtaan tai mikä pahinta, vihaisuudeksi omaa itseäsi kohtaan, kun et taaskaan lähtenyt ajoissa liikenteeseen palaveriaamuna.

Tunteiden tunnistaminen auttaa. Hyväksy tunteesi ja mieti, mikä auttaisi eteenpäin? Onko hyödyllistä jakaa oma negatiivinen tunnekuorma muillekin palaverissa istujille vai voisitko myöhästymistä pahoiteltuasi siirtyä suoraan palaverin aiheisiin?

Oikealla mielentilalla töiden alkuun

Entä kun työssä iskee aloittamisen vaikeus? Olet hyvänä itsesi johtajana varannut kalenteriin aikaa juuri sille haastavalle ja keskittymistä vaativalle projektille, joka on edennyt viime aikoina vähän huonosti. Levottomuus kuitenkin valtaa mielesi ja työskentelyn aloittaminen suorastaan ahdistaa. Lähtisit mieluusti kahvihuoneeseen tai selaisit vaikka loputtomiin sähköposteja ja LinkedIniä mieluummin kuin kävisit tuon haasteen kimppuun.

Tarkista mielikuvasi tehtävästä: Ajatteletko sen olevan kohtuuttoman työläs? Kuvitteletko, että se pitäisi saada kertaistumalta valmiiksi tai että kykysi eivät varmaankaan edes riitä sen tekemiseen? Ei ihme, ettei aloittaminen onnistu. Kohtuuttomien odotustesi sijaan voisit pilkkoa tehtävän ja miettiä, minkä osan teet ensin. Muistuta itseäsi siitä, miten kyvykäs ja osaava olet muissakin tehtävissä. Sano mielessäsi, että työ sujuu helposti, nopeasti ja vaivattomasti. Kun mielikuvasi muuttuu, tunnetilasikin vaihtuu työnteolle myönteiseksi etkä enää sorru tehtävän turhauttavaan välttelyyn. Päästyäsi työn kimppuun, muista olla tyytyväinen itseesi!

Karkota kiire mielestäsi

Monen asiantuntijan työpäivät ovat loputtoman täynnä tehtäviä. Kaikki ei koskaan tule valmiiksi ja päässä risteilevät tekemättömät työt kuormittavat mieltä. Olotilasi voi olla kärsimätön, eikä malttamattomuuden tunne suinkaan edistä keskittymistä. Joskus voi tuntua vaikealta edes valita mistä aloittaa, kun tehtävää vaan on niin paljon. Toisaalta saatat tehdä vähän sitä ja pikkuisen tuota saamatta mitään valmiiksi.

Pysähdy ja hengitä hetki kaikessa rauhassa. Jo parin minuutin meditaatioharjoitus rauhoittaa mielen. Käymme usein mielessämme läpi tekemättömiä töitä, mikä tekee meistä levottomia ja luo jopa paniikkimielialaa. Paniikin sijaan kirjoita ylös kymmenen työtehtävää, jotka olet jo tehnyt – huomaat heti, miten mielialasi muuttuu tehokkaammaksi. Kirjoita sen jälkeen kiireisimmät tehtävät listalle ja numeroi 1 - 3 akuuteinta listan kärkeen. Aloita sitten rauhallisesti ensimmäisestä tehtävästä.

Suuret suunnitelmat todeksi

Joskus tekisi mieli asettaa tavoitteet todella korkealle, mutta esteeksi nousee pelko epäonnistumisesta. Mieleen pyrkii kaikenlaisia epäilyksiä ja epävarmuuksia. Keksit nopeasti lukuisia asioita, jotka voivat pilata suunnitelmasi ja miten kurjasti kaikki voi päättyä. Innostus vaihtuu nopeasti lannistukseen.

Mitä jos toimisit samaan tapaan kuin urheilijan mentaalivalmennuksessa tehdään. Mieti, miten kaikki sujuu parhaalla mahdollisella tavalla. Kuvittele etukäteen, kuinka kaikki yksityiskohdat loksahtavat kohdalleen ja keksit hienot ratkaisut kaikkiin kohtaamiisi haasteisiin. Tunnetilasi seuraa ajatuksiasi ja onnistumisen mielikuva saa sinut toimimaan sen mukaisesti. Ponnistelet ja teet työtä korkean tavoitteesi eteen siten, että onnistumisen mahdollisuudet moninkertaistuvat.

Mielen ottaminen mukaan työpaikalle todella kannattaa. Se lopulta ratkaisee, miten työssäsi onnistut!

Julkaistu Kollega.fi-verkkolehdessä 3.4.2019

P.S. Haluatko sinä harjoitella ajatusten ja tunteiden johtamista? Löydät lisää tietoa ja ennen kaikkea käytännönläheisiä harjoituksia pian ilmestyvästä kirjastani Aikaansaamisen taika -työkirja (Atena), joka sopii avuksi jokaiselle itsensä johtamisen taitojaan kehittävälle. Sen voi nyt ennakkotilata tarjoushintaan 17,60€ kotiin ilman postikuluja tästä linkistä  

Pääset myös harjoittelemaan itsensä johtamisen taitoja Aikaansaamisen taika työkirjan harjoitteilla workshopissa Helsingissä 15.5. klo 17.30, linkkaa itsesi mukaan tästä.

P.P.S. Haluatko sinäkin kirjoittaa blogia? Kidekoulun Osaaminen esiin -kurssin ilmoittautuminen on nyt tämän viikon avoinna 16.4. saakka, pääset ilmoittautumaan 17.4. alkavalle kurssille täältä

P.P.P.S. Voit tilata ilmaisen Aikaansaamisen taika –blogin tästä

Saat sähköpostiisi noin kerran kuukaudessa johonkin itsensä johtamisen teemaan keskittyvän blogin, jossa on aina mukana helposti toteutettavia vinkkejä siitä, miten voit parantaa arkeasi heti.


Tunnetta peliin! - 3 vinkkiä tunteiden ilmaisuun sähköisessä vuorovaikutuksessa

woman-791185_1920.jpg

Kirjoitan sähköpostia yhteistyökumppanille. Koitan kommunikoida ilon ja innostuksen tunnelmia, tekstiin ilmestyy pari huutomerkkiä ja hymiötä. Päädyn kuitenkin vielä kirjoittamaan, että olen niin iloinen ja innostunut siitä, että suunnitelmamme etenevät. Ovatkohan nämä huutomerkit ja hymiöt nyt jotenkin liikaa?

Ystävä laittaa viestiä tapaamisesta, kertoen aamurutiinien sujumisesta vauvan kanssa. Hän arvioi, mihin aikaan hän ehtisi vauvan kanssa lounaalle ja kysyy, olisiko aika sopiva minulle. Tuntuu kivalta, että hän huomioi aikataulujani, joten kirjoitan tämän myös viestiin: ”Arvostan ennakkotiedotusta…” ja lisäilen hymiöitä.

Virtuaalinen vuorovaikutus haltuun

Yllättävän suuri osa kommunikaatiosta tapahtuu nykyisin erilaisissa sähköisissä kanavissa. Niissä kommunikointi on nopeaa ja voimme lähetellä viestejä matalalla kynnyksellä tarvitsematta miettiä, onko toinen hankalassa paikassa. Viestiin voi vastata itselle sopivalla hetkellä.

Kuitenkin suuri osa tunnepitoisesta kommunikaatiosta jää kirjoitetuissa viesteissä välittymättä. Puhuessamme ilmeet, eleet ja äänenpainot viestivät nopeasti tunnetiloistamme ja sävystä, jolla haluamme viestimme välittää. Pitäisikö kirjoittaessa sitten lisätä joka kohtaan jokin emoji, vai miten tätä voisi paikata? Miten toimia työpaikalla tai muissa virallisemmissa yhteyksissä, kun ei tee mieli lähettää asiakkaalle lentosuukko- tai sydänsilmähymiötä?

Nopeaa vastaamista pidetään viestittelyssä hyveenä. Tietysti jokainen haluaa saada vastauksen niin pian kuin mahdollista. Kuitenkin viestin tunnelma ratkaisee sen, miten sen sisältö otetaan vastaan – ihan niin kuin kasvokkaisessa kommunikaatiossakin. Jos kirjoitat tylysti, vastaanottaja kokee sinut tylynä, kun et voi pehmentää viestiäsi sanattomalla vuorovaikutuksella elehtien. Tunteiden ilmaisu sanoilla on hyvä vaihtoehto niin virallisempiin kommunikaatiokanaviin kuin vuorovaikutukseen läheisten kanssa.

Vinkki 1: Ilmaise tunnetta sanoilla

Kirjoitettu teksti tulkitaan helposti negatiivisemmin kuin puhe – juuri siksi, ettemme pysty samalla tavalla nonverbaalisella vuorovaikutuksella sävyttämään sanomaamme, kuin tavatessamme. Sanat ovat voimakkaita tekoja. Kun toinen kertoo sinulle jotakin, ota se vastaan. Kiitä viestistä ja kerro jos ilahduit. Positiivisella lähestymisellä kannattaa aloittaa, koska se luo viestikumppanille vastaanottavaisen mielentilan.

Mieti miten ilmaiset tunteita sanoina. Viestissäkin saa olla innostunut, harmissaan, pettynyt, ilahtunut, jäädä miettimään jotakin tai olla varma toisen onnistumisesta. Erityisesti työkonteksteissa voi olla hyvä harkita, mitä emojeita on sopivaa käyttää – hyvin tuttujen ihmisten kanssa voi toimia rennommin.

Jos toisella on jotakin harmia sydämellään, ilmaise että kuulit sen. ”Onpa harmillista”, tai ”ikävä kuulla” paikkaavat sitä, ettet voi ottaa lämmintä ja empaattista ilmettä viestin välityksellä. Sanoilla voi ilmaista myös kannustusta ja kehuja. Luin juuri lehdestä, miten nuori nainen kirjoitti viesteinä samaansa rohkaisevat kommentit ylös vihkoon, jota selaili sitten masentuneella mielellä ollessaan.

Vinkki 2: Luo motivaatiota sanamuodoilla

Sanoilla voi myös motivoida ja innostaa toimimaan. Neuvominen usein ärsyttää ja suorat ohjeet voidaan kokea kontrollina, joka herättää helposti vastustusta. Sen sijaan voit kysyä ja ehdottaa. ”Kuin luin viestiäsi, niin minulle tuli tällainen idea mieleen”, tai ”mitä ajattelet, mitä sinun seuraavaksi kannattaisi tehdä?” voivat auttaa eteenpäin.

Kokeile käyttää toteutuvaa muotoa asioista, joiden toivot toteutuvan. Älä turhaan epäröi asioiden toteutumista käyttämilläsi sanoilla – kaikki tietävät jo, etteivät kaikki suunnitelmat aina toteudu.

 ”Yritä saada teksti valmiiksi ja lähetä minulle” tuntuu lukijasta erilaiselta kuin ”kun saat sen valmiiksi, niin lähetä se minulle” – sehän on jo melkein tapahtunut. Sanavalinnoilla on vaikutusta mielikuviin. ”Jos tulet ajoissa paikalle” muodostaa erilaisen mielikuvan, kuin ”kun tulet ajoissa paikalle”. Tarkasta samalla millaisia mielikuvia luot itsestäsi. Yritätkö liian usein, sen sijaan että teet.

Vinkki 3: Vältä viivettä viestiin vastaamisessa

Sähköpostiin ja viestikanaviin jää helposti vastaamatta sellaisia viestejä, joiden kirjoittamiseksi tarvitset jotakin lisätietoa. Ensin pitäisi selvittää jokin yksityiskohta tai päivämäärä ja viesti jää toistuvasti ilman vastausta, jos et löydä sopivaa aikaa selvittelyyn. On kohteliasta huomioida toisen tilannetta ja kertoa, jos et pysty vastaamaan johonkin kysymykseen. Vastausta odottava voi turhaan kokea, että olet välinpitämätön häntä kohtaan. Kun kerrot mihin mennessä vastaat, se antaa sinullekin pontta avoimien kysymysten selvittelyyn, jolloin asioita jää vähemmän roikkumaan.

Saatat myös lykätä vastaamista, koska ajattelet tapaavasi viestikumppanisi lähiaikoina. Monet yksityiskohtien sopimista edellyttävät asiat kuitenkin hoituvat parhaiten viesteillä, koska silloin molemmille jää pysyvä merkintä siitä, mitä on sovittu.

Entä sitten ne viestit, jotka sinun tulisi kirjoittaa saadaksesi jotakin asiaa eteenpäin? Anna itsellesi lupa käyttää aikaa niiden kirjoittamiseen huolellisesti. Erityisesti ensimmäiset yhteydenotot kannattaa muotoilla kaikessa rauhassa, jotta annat itsestäsi hyvän vaikutelman pätevänä ja miellyttävä yhteistyökumppanina. Jokainen toimii mieluiten sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa kommunikoidessa tulee miellyttävä tunnelma.

P.S. Työskenteleekö sinun tiimisi etänä? Haluatteko saada enemmän irti etäkokouksista ja opetella taitaviksi vuorovaikuttajiksi myös virtuaalisessa maailmassa? Nyt tiimilläsi on ainutlaatuinen tilaisuus päästä pilottitiimiksi, haku avoinna 15.11. saakka.

Olemme Netta Nevalaisen kanssa kehittäneet Etua etätiimivoimasta -verkkokoulutuskokonaisuuden, jonka tavoitteena on kehittää etätiimien vuorovaikutusta niin etäkokouksien aikana kuin niiden välilläkin. Etsimme nyt tiimiä, joka haluaa kehittyä virtuaalisessa kommunikaatiossa, ja sitoutuu antamaan palautetta koulutuksesta. Vastineeksi hyvitämme pilottitiimille 90 % koulutuksen normaalihinnasta (5400 €) ja räätälöimme koulutuksen juuri tiimille sopivaksi. Tutustu koulutukseen TÄSTÄ ja ilmoittaudu mukaan pilottitiimihakuun viimeistään 15.11.2018 mennessä.

Olemme yhteydessä valittuun tiimiin henkilökohtaisesti. 

P.P.S. Voit tilata ilmaisen Aikaansaamisen taika –blogin TÄSTÄ 


Viisi vinkkiä parempaan ajanhallintaan

ajanhallinta

Huomaatko usein miettiväsi, että jokin asia olisi jo pitänyt tehdä? Tuntuuko, ettet oikein saa mitään aikaan? Nolottaako, kun jokin työtehtävä roikkuu tekemättömänä vielä parin kuukauden jälkeenkin? Häiritsevätkö sälähommat, puhelut ja viestit jatkuvasti keskittymistäsi?

Älä huoli, parempaa ajanhallintaa voi harjoitella ja se on yllättävän helppoa. Tärkeimmät työkalut sijaitsevat mielessäsi ja ovat aina mukanasi.

Pitäisi olla jo!

Olet matkalla tapaamiseen, vähän myöhässä ja yrität saada liikenteen kulkemaan nopeammin ajatuksen voimalla. Tuskailet ehkä jonkin tehtävän kanssa, jonka olisi pitänyt tulla valmiiksi jo eilen. Samalla energiaa kuluu jatkuvasti hukkaan, kun yrität vaikuttaa sellaiseen, mihin todellisuudessa et voi vaikuttaa.

Ajanhallinnan tärkein oivallus on se, että aikaa ei voi hallita. Kello on sen verran kuin on ja aika kulkee omaa vauhtiaan. Eilinen meni jo, eikä tekemättömyyden tuskailusta tai itsen soimaamisesta ole apua – se jos mikä on hukkaan heitettyä aikaa.

Tekemistään kuitenkin voi hallita – ei kylläkään niitä eilisiä tekemisiä, vaan sitä mitä teet tänään tai juuri nyt. Päätä mitä teet seuraavaksi ja ryhdy työhön, vaikka ihan pienin askelin. Kun vaihdat perspektiivin tästä hetkestä eteenpäin, niin löydät edestäsi sen tilan, jossa voit vaikuttaa omaan toimintaasi.

Siinä sivussa

Kuvittelemme joskus, että jokin asia hoituu muiden töiden ohella. Sitten tuskastumme, kun näin ei tapahtunutkaan. Todellisuudessa vain sellaiset asiat, jotka osaamme todella hyvin ja jotka ovat muuttuneet rutiiniksi, sujuvat muun tekemisen ohessa.

Pääset helpommalla, kun merkitset kalenteriisi ajan, jolloin aiot hoitaa näitä ”siinä sivussa hoidettavia” asioita. Jos muistettavaa on paljon, kirjoita lista, josta sitten poimit tekemisiä yksi kerrallaan. Asiat kuormittavat mieltäsi vähemmän, kun tiedät, että ne katoavat listalta vasta kun itse ruksaat ne yli.

Harmilliset keskeytykset

Puhelin soi vähän väliä, sähköpostit kilahtelevat postilaatikkoon ja sosiaalista mediaa tulee vilkuiltua kaiken lomassa. Kuulostaako tutulta? Jatkuvat keskeytykset vaivaavat yhä suurempaa osaa työntekijöistä ja lisäksi keskeytämme itse itsemme lukuisia kertoja päivässä. Tutkimusten mukaan takaisin tehtävään syventymiseen voi kulua jopa 20 minuuttia. Kuulostaa ajanhukalta.

Pienet ja tutut tehtävät sujuvat hyvin keskeytysten lomassakin, mutta suuremmat, keskittymistä ja luovuutta edellyttävät tehtävät vievät aikaa. Varaa itsellesi päivän aikana jaksoja, jolloin annat itsellesi luvan keskittyä rauhassa johonkin huomiotasi kaipaavaan projektiin. Jos mieleen tulee jokin asia, voit kirjoittaa sen ylös ja palata siihen työrupeaman jälkeen. 

Vinkit tekemisen hallintaan

Vinkki #1: Tämä hetki nollapisteeksi. Siivoa mielestäsi eilisen ja viime viikon tekemättömät asiat ja päätä, mitä aiot tehdä tänään. Valitse aikataulutettujen palavereiden lisäksi kolme tehtävää, jotka aiot hoitaa. Jos hommat ovat isoja, pilko niin pieniksi askeliksi, että voit tehdä niitä 15 minuutissa. Muista olla tyytyväinen jokaisesta pienestä edistysaskeleesta, niin energiatasosi pysyy korkealla.

Vinkki #2: Säläpäivä. Pieniä hoidettavia asioita kertyy helposti ja ne kuormittavat tulemalla mieleen silloin, kun sitä vähiten kaipaat. Listaa tehtävät ja varaa aika, jolloin hoidat niitä yksi kerrallaan. Mikäli jotkut asioista ovat niin hankalia, että lykkäät niitä kerta toisensa jälkeen, käytä ”yksi ikävä asia päivässä” -menetelmää, jonka avulla hoidat yhden hankalan jutun päivässä. Mieli palkitsee, kun lista lyhenee.

Vinkki #3: Anna itsellesi lupa keskittyä. Varaa itsellesi aika, jolloin teet vain yhtä projektia. Laita puhelin ja sähköposti kiinni ja ota tarvittavat välineet saapuville. Muista että lyhytkin aika voi olla tehokas, kunhan vain keskityt intensiivisesti.

Vinkki #4: Kiritä itseäsi rutiinitehtävissä. Saat lisää aikaa tekemällä hyvin osaamasi asiat nopeasti. ”Kirjoitan kokousmuistion puhtaaksi puolessa tunnissa” tai ”teen kuukauden matkalaskut valmiiksi ennen töistä lähtöä” voivat olla tavoitteita, jotka auttavat sinua tekemään jo hyvin osaamasi rutiinihommat tehokkaasti.

Vinkki #5: Prioriteetit kuntoon. Liian usein käytämme paljon aikaa rutiinitehtäviin ja haastavammilta tuntuvat epäselvät tehtävät lykkääntyvät. Laita haastava tehtävä etusijalle, niin se edistyy. Priorisointi koskee myös vaatimustasoa, jonka itsellesi asetat. Vain harvoja tehtäviä tai työvaiheita kannattaa hioa täydellisyyteen saakka. Tässäkin aika voi olla apunasi. Päätä tehdä isompi raportti valmiiksi ennen viikonloppua, takarajan lähestyessä työskentelet tehokkaammin.

Ekstravinkki: Hyödynnä matka-ajat. Jos matkustat junalla, bussilla tai vaikka lentäen, mieti mitä tehtäviä voisit hoitaa matkoilla. Kirjoitatko junassa sähköposteja, varaatko ajan kampaajalle vai sovitko chatillä lounastreffit kollegan kanssa? Voit myös hyödyntää matka-ajan vaikka äänikirjaa kuunnellen – hyvinvointia lisäävä tekeminen on mitä suurimmassa määrin hyvin käytettyä aikaa.

Mikäli jäit kaipaamaan tarkempia perusteluja tai lähdekirjallisuutta yllä mainituille vinkeille, ei huolta. Löydät ne kaikki koottuna yksiin kansiin keväällä ilmestyneestä kirjassani Aikaansaamisen taika – näin johdat itseäsi. Voit tilata kirjan tästä linkistä

 

P.S. Voit tilata ilmaisen Aikaansaamisen taika –blogin tästä http://www.satupihlaja.com/tilaa-uutiskirjeemme

Saat sähköpostiisi noin kerran kuukaudessa johonkin itsensä johtamisen teemaan keskittyvän blogin, jossa on aina mukana helposti toteutettavia vinkkejä siitä, miten voit parantaa arkeasi heti.