Tunnetta peliin! - 3 vinkkiä tunteiden ilmaisuun sähköisessä vuorovaikutuksessa

woman-791185_1920.jpg

Kirjoitan sähköpostia yhteistyökumppanille. Koitan kommunikoida ilon ja innostuksen tunnelmia, tekstiin ilmestyy pari huutomerkkiä ja hymiötä. Päädyn kuitenkin vielä kirjoittamaan, että olen niin iloinen ja innostunut siitä, että suunnitelmamme etenevät. Ovatkohan nämä huutomerkit ja hymiöt nyt jotenkin liikaa?

Ystävä laittaa viestiä tapaamisesta, kertoen aamurutiinien sujumisesta vauvan kanssa. Hän arvioi, mihin aikaan hän ehtisi vauvan kanssa lounaalle ja kysyy, olisiko aika sopiva minulle. Tuntuu kivalta, että hän huomioi aikataulujani, joten kirjoitan tämän myös viestiin: ”Arvostan ennakkotiedotusta…” ja lisäilen hymiöitä.

Virtuaalinen vuorovaikutus haltuun

Yllättävän suuri osa kommunikaatiosta tapahtuu nykyisin erilaisissa sähköisissä kanavissa. Niissä kommunikointi on nopeaa ja voimme lähetellä viestejä matalalla kynnyksellä tarvitsematta miettiä, onko toinen hankalassa paikassa. Viestiin voi vastata itselle sopivalla hetkellä.

Kuitenkin suuri osa tunnepitoisesta kommunikaatiosta jää kirjoitetuissa viesteissä välittymättä. Puhuessamme ilmeet, eleet ja äänenpainot viestivät nopeasti tunnetiloistamme ja sävystä, jolla haluamme viestimme välittää. Pitäisikö kirjoittaessa sitten lisätä joka kohtaan jokin emoji, vai miten tätä voisi paikata? Miten toimia työpaikalla tai muissa virallisemmissa yhteyksissä, kun ei tee mieli lähettää asiakkaalle lentosuukko- tai sydänsilmähymiötä?

Nopeaa vastaamista pidetään viestittelyssä hyveenä. Tietysti jokainen haluaa saada vastauksen niin pian kuin mahdollista. Kuitenkin viestin tunnelma ratkaisee sen, miten sen sisältö otetaan vastaan – ihan niin kuin kasvokkaisessa kommunikaatiossakin. Jos kirjoitat tylysti, vastaanottaja kokee sinut tylynä, kun et voi pehmentää viestiäsi sanattomalla vuorovaikutuksella elehtien. Tunteiden ilmaisu sanoilla on hyvä vaihtoehto niin virallisempiin kommunikaatiokanaviin kuin vuorovaikutukseen läheisten kanssa.

Vinkki 1: Ilmaise tunnetta sanoilla

Kirjoitettu teksti tulkitaan helposti negatiivisemmin kuin puhe – juuri siksi, ettemme pysty samalla tavalla nonverbaalisella vuorovaikutuksella sävyttämään sanomaamme, kuin tavatessamme. Sanat ovat voimakkaita tekoja. Kun toinen kertoo sinulle jotakin, ota se vastaan. Kiitä viestistä ja kerro jos ilahduit. Positiivisella lähestymisellä kannattaa aloittaa, koska se luo viestikumppanille vastaanottavaisen mielentilan.

Mieti miten ilmaiset tunteita sanoina. Viestissäkin saa olla innostunut, harmissaan, pettynyt, ilahtunut, jäädä miettimään jotakin tai olla varma toisen onnistumisesta. Erityisesti työkonteksteissa voi olla hyvä harkita, mitä emojeita on sopivaa käyttää – hyvin tuttujen ihmisten kanssa voi toimia rennommin.

Jos toisella on jotakin harmia sydämellään, ilmaise että kuulit sen. ”Onpa harmillista”, tai ”ikävä kuulla” paikkaavat sitä, ettet voi ottaa lämmintä ja empaattista ilmettä viestin välityksellä. Sanoilla voi ilmaista myös kannustusta ja kehuja. Luin juuri lehdestä, miten nuori nainen kirjoitti viesteinä samaansa rohkaisevat kommentit ylös vihkoon, jota selaili sitten masentuneella mielellä ollessaan.

Vinkki 2: Luo motivaatiota sanamuodoilla

Sanoilla voi myös motivoida ja innostaa toimimaan. Neuvominen usein ärsyttää ja suorat ohjeet voidaan kokea kontrollina, joka herättää helposti vastustusta. Sen sijaan voit kysyä ja ehdottaa. ”Kuin luin viestiäsi, niin minulle tuli tällainen idea mieleen”, tai ”mitä ajattelet, mitä sinun seuraavaksi kannattaisi tehdä?” voivat auttaa eteenpäin.

Kokeile käyttää toteutuvaa muotoa asioista, joiden toivot toteutuvan. Älä turhaan epäröi asioiden toteutumista käyttämilläsi sanoilla – kaikki tietävät jo, etteivät kaikki suunnitelmat aina toteudu.

 ”Yritä saada teksti valmiiksi ja lähetä minulle” tuntuu lukijasta erilaiselta kuin ”kun saat sen valmiiksi, niin lähetä se minulle” – sehän on jo melkein tapahtunut. Sanavalinnoilla on vaikutusta mielikuviin. ”Jos tulet ajoissa paikalle” muodostaa erilaisen mielikuvan, kuin ”kun tulet ajoissa paikalle”. Tarkasta samalla millaisia mielikuvia luot itsestäsi. Yritätkö liian usein, sen sijaan että teet.

Vinkki 3: Vältä viivettä viestiin vastaamisessa

Sähköpostiin ja viestikanaviin jää helposti vastaamatta sellaisia viestejä, joiden kirjoittamiseksi tarvitset jotakin lisätietoa. Ensin pitäisi selvittää jokin yksityiskohta tai päivämäärä ja viesti jää toistuvasti ilman vastausta, jos et löydä sopivaa aikaa selvittelyyn. On kohteliasta huomioida toisen tilannetta ja kertoa, jos et pysty vastaamaan johonkin kysymykseen. Vastausta odottava voi turhaan kokea, että olet välinpitämätön häntä kohtaan. Kun kerrot mihin mennessä vastaat, se antaa sinullekin pontta avoimien kysymysten selvittelyyn, jolloin asioita jää vähemmän roikkumaan.

Saatat myös lykätä vastaamista, koska ajattelet tapaavasi viestikumppanisi lähiaikoina. Monet yksityiskohtien sopimista edellyttävät asiat kuitenkin hoituvat parhaiten viesteillä, koska silloin molemmille jää pysyvä merkintä siitä, mitä on sovittu.

Entä sitten ne viestit, jotka sinun tulisi kirjoittaa saadaksesi jotakin asiaa eteenpäin? Anna itsellesi lupa käyttää aikaa niiden kirjoittamiseen huolellisesti. Erityisesti ensimmäiset yhteydenotot kannattaa muotoilla kaikessa rauhassa, jotta annat itsestäsi hyvän vaikutelman pätevänä ja miellyttävä yhteistyökumppanina. Jokainen toimii mieluiten sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa kommunikoidessa tulee miellyttävä tunnelma.

P.S. Työskenteleekö sinun tiimisi etänä? Haluatteko saada enemmän irti etäkokouksista ja opetella taitaviksi vuorovaikuttajiksi myös virtuaalisessa maailmassa? Nyt tiimilläsi on ainutlaatuinen tilaisuus päästä pilottitiimiksi, haku avoinna 15.11. saakka.

Olemme Netta Nevalaisen kanssa kehittäneet Etua etätiimivoimasta -verkkokoulutuskokonaisuuden, jonka tavoitteena on kehittää etätiimien vuorovaikutusta niin etäkokouksien aikana kuin niiden välilläkin. Etsimme nyt tiimiä, joka haluaa kehittyä virtuaalisessa kommunikaatiossa, ja sitoutuu antamaan palautetta koulutuksesta. Vastineeksi hyvitämme pilottitiimille 90 % koulutuksen normaalihinnasta (5400 €) ja räätälöimme koulutuksen juuri tiimille sopivaksi. Tutustu koulutukseen TÄSTÄ ja ilmoittaudu mukaan pilottitiimihakuun viimeistään 15.11.2018 mennessä.

Olemme yhteydessä valittuun tiimiin henkilökohtaisesti. 

P.P.S. Voit tilata ilmaisen Aikaansaamisen taika –blogin TÄSTÄ