Tunnetta peliin! - 3 vinkkiä tunteiden ilmaisuun sähköisessä vuorovaikutuksessa

woman-791185_1920.jpg

Kirjoitan sähköpostia yhteistyökumppanille. Koitan kommunikoida ilon ja innostuksen tunnelmia, tekstiin ilmestyy pari huutomerkkiä ja hymiötä. Päädyn kuitenkin vielä kirjoittamaan, että olen niin iloinen ja innostunut siitä, että suunnitelmamme etenevät. Ovatkohan nämä huutomerkit ja hymiöt nyt jotenkin liikaa?

Ystävä laittaa viestiä tapaamisesta, kertoen aamurutiinien sujumisesta vauvan kanssa. Hän arvioi, mihin aikaan hän ehtisi vauvan kanssa lounaalle ja kysyy, olisiko aika sopiva minulle. Tuntuu kivalta, että hän huomioi aikataulujani, joten kirjoitan tämän myös viestiin: ”Arvostan ennakkotiedotusta…” ja lisäilen hymiöitä.

Virtuaalinen vuorovaikutus haltuun

Yllättävän suuri osa kommunikaatiosta tapahtuu nykyisin erilaisissa sähköisissä kanavissa. Niissä kommunikointi on nopeaa ja voimme lähetellä viestejä matalalla kynnyksellä tarvitsematta miettiä, onko toinen hankalassa paikassa. Viestiin voi vastata itselle sopivalla hetkellä.

Kuitenkin suuri osa tunnepitoisesta kommunikaatiosta jää kirjoitetuissa viesteissä välittymättä. Puhuessamme ilmeet, eleet ja äänenpainot viestivät nopeasti tunnetiloistamme ja sävystä, jolla haluamme viestimme välittää. Pitäisikö kirjoittaessa sitten lisätä joka kohtaan jokin emoji, vai miten tätä voisi paikata? Miten toimia työpaikalla tai muissa virallisemmissa yhteyksissä, kun ei tee mieli lähettää asiakkaalle lentosuukko- tai sydänsilmähymiötä?

Nopeaa vastaamista pidetään viestittelyssä hyveenä. Tietysti jokainen haluaa saada vastauksen niin pian kuin mahdollista. Kuitenkin viestin tunnelma ratkaisee sen, miten sen sisältö otetaan vastaan – ihan niin kuin kasvokkaisessa kommunikaatiossakin. Jos kirjoitat tylysti, vastaanottaja kokee sinut tylynä, kun et voi pehmentää viestiäsi sanattomalla vuorovaikutuksella elehtien. Tunteiden ilmaisu sanoilla on hyvä vaihtoehto niin virallisempiin kommunikaatiokanaviin kuin vuorovaikutukseen läheisten kanssa.

Vinkki 1: Ilmaise tunnetta sanoilla

Kirjoitettu teksti tulkitaan helposti negatiivisemmin kuin puhe – juuri siksi, ettemme pysty samalla tavalla nonverbaalisella vuorovaikutuksella sävyttämään sanomaamme, kuin tavatessamme. Sanat ovat voimakkaita tekoja. Kun toinen kertoo sinulle jotakin, ota se vastaan. Kiitä viestistä ja kerro jos ilahduit. Positiivisella lähestymisellä kannattaa aloittaa, koska se luo viestikumppanille vastaanottavaisen mielentilan.

Mieti miten ilmaiset tunteita sanoina. Viestissäkin saa olla innostunut, harmissaan, pettynyt, ilahtunut, jäädä miettimään jotakin tai olla varma toisen onnistumisesta. Erityisesti työkonteksteissa voi olla hyvä harkita, mitä emojeita on sopivaa käyttää – hyvin tuttujen ihmisten kanssa voi toimia rennommin.

Jos toisella on jotakin harmia sydämellään, ilmaise että kuulit sen. ”Onpa harmillista”, tai ”ikävä kuulla” paikkaavat sitä, ettet voi ottaa lämmintä ja empaattista ilmettä viestin välityksellä. Sanoilla voi ilmaista myös kannustusta ja kehuja. Luin juuri lehdestä, miten nuori nainen kirjoitti viesteinä samaansa rohkaisevat kommentit ylös vihkoon, jota selaili sitten masentuneella mielellä ollessaan.

Vinkki 2: Luo motivaatiota sanamuodoilla

Sanoilla voi myös motivoida ja innostaa toimimaan. Neuvominen usein ärsyttää ja suorat ohjeet voidaan kokea kontrollina, joka herättää helposti vastustusta. Sen sijaan voit kysyä ja ehdottaa. ”Kuin luin viestiäsi, niin minulle tuli tällainen idea mieleen”, tai ”mitä ajattelet, mitä sinun seuraavaksi kannattaisi tehdä?” voivat auttaa eteenpäin.

Kokeile käyttää toteutuvaa muotoa asioista, joiden toivot toteutuvan. Älä turhaan epäröi asioiden toteutumista käyttämilläsi sanoilla – kaikki tietävät jo, etteivät kaikki suunnitelmat aina toteudu.

 ”Yritä saada teksti valmiiksi ja lähetä minulle” tuntuu lukijasta erilaiselta kuin ”kun saat sen valmiiksi, niin lähetä se minulle” – sehän on jo melkein tapahtunut. Sanavalinnoilla on vaikutusta mielikuviin. ”Jos tulet ajoissa paikalle” muodostaa erilaisen mielikuvan, kuin ”kun tulet ajoissa paikalle”. Tarkasta samalla millaisia mielikuvia luot itsestäsi. Yritätkö liian usein, sen sijaan että teet.

Vinkki 3: Vältä viivettä viestiin vastaamisessa

Sähköpostiin ja viestikanaviin jää helposti vastaamatta sellaisia viestejä, joiden kirjoittamiseksi tarvitset jotakin lisätietoa. Ensin pitäisi selvittää jokin yksityiskohta tai päivämäärä ja viesti jää toistuvasti ilman vastausta, jos et löydä sopivaa aikaa selvittelyyn. On kohteliasta huomioida toisen tilannetta ja kertoa, jos et pysty vastaamaan johonkin kysymykseen. Vastausta odottava voi turhaan kokea, että olet välinpitämätön häntä kohtaan. Kun kerrot mihin mennessä vastaat, se antaa sinullekin pontta avoimien kysymysten selvittelyyn, jolloin asioita jää vähemmän roikkumaan.

Saatat myös lykätä vastaamista, koska ajattelet tapaavasi viestikumppanisi lähiaikoina. Monet yksityiskohtien sopimista edellyttävät asiat kuitenkin hoituvat parhaiten viesteillä, koska silloin molemmille jää pysyvä merkintä siitä, mitä on sovittu.

Entä sitten ne viestit, jotka sinun tulisi kirjoittaa saadaksesi jotakin asiaa eteenpäin? Anna itsellesi lupa käyttää aikaa niiden kirjoittamiseen huolellisesti. Erityisesti ensimmäiset yhteydenotot kannattaa muotoilla kaikessa rauhassa, jotta annat itsestäsi hyvän vaikutelman pätevänä ja miellyttävä yhteistyökumppanina. Jokainen toimii mieluiten sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa kommunikoidessa tulee miellyttävä tunnelma.

P.S. Työskenteleekö sinun tiimisi etänä? Haluatteko saada enemmän irti etäkokouksista ja opetella taitaviksi vuorovaikuttajiksi myös virtuaalisessa maailmassa? Nyt tiimilläsi on ainutlaatuinen tilaisuus päästä pilottitiimiksi, haku avoinna 15.11. saakka.

Olemme Netta Nevalaisen kanssa kehittäneet Etua etätiimivoimasta -verkkokoulutuskokonaisuuden, jonka tavoitteena on kehittää etätiimien vuorovaikutusta niin etäkokouksien aikana kuin niiden välilläkin. Etsimme nyt tiimiä, joka haluaa kehittyä virtuaalisessa kommunikaatiossa, ja sitoutuu antamaan palautetta koulutuksesta. Vastineeksi hyvitämme pilottitiimille 90 % koulutuksen normaalihinnasta (5400 €) ja räätälöimme koulutuksen juuri tiimille sopivaksi. Tutustu koulutukseen TÄSTÄ ja ilmoittaudu mukaan pilottitiimihakuun viimeistään 15.11.2018 mennessä.

Olemme yhteydessä valittuun tiimiin henkilökohtaisesti. 

P.P.S. Voit tilata ilmaisen Aikaansaamisen taika –blogin TÄSTÄ 


Viisi vinkkiä parempaan ajanhallintaan

ajanhallinta

Huomaatko usein miettiväsi, että jokin asia olisi jo pitänyt tehdä? Tuntuuko, ettet oikein saa mitään aikaan? Nolottaako, kun jokin työtehtävä roikkuu tekemättömänä vielä parin kuukauden jälkeenkin? Häiritsevätkö sälähommat, puhelut ja viestit jatkuvasti keskittymistäsi?

Älä huoli, parempaa ajanhallintaa voi harjoitella ja se on yllättävän helppoa. Tärkeimmät työkalut sijaitsevat mielessäsi ja ovat aina mukanasi.

Pitäisi olla jo!

Olet matkalla tapaamiseen, vähän myöhässä ja yrität saada liikenteen kulkemaan nopeammin ajatuksen voimalla. Tuskailet ehkä jonkin tehtävän kanssa, jonka olisi pitänyt tulla valmiiksi jo eilen. Samalla energiaa kuluu jatkuvasti hukkaan, kun yrität vaikuttaa sellaiseen, mihin todellisuudessa et voi vaikuttaa.

Ajanhallinnan tärkein oivallus on se, että aikaa ei voi hallita. Kello on sen verran kuin on ja aika kulkee omaa vauhtiaan. Eilinen meni jo, eikä tekemättömyyden tuskailusta tai itsen soimaamisesta ole apua – se jos mikä on hukkaan heitettyä aikaa.

Tekemistään kuitenkin voi hallita – ei kylläkään niitä eilisiä tekemisiä, vaan sitä mitä teet tänään tai juuri nyt. Päätä mitä teet seuraavaksi ja ryhdy työhön, vaikka ihan pienin askelin. Kun vaihdat perspektiivin tästä hetkestä eteenpäin, niin löydät edestäsi sen tilan, jossa voit vaikuttaa omaan toimintaasi.

Siinä sivussa

Kuvittelemme joskus, että jokin asia hoituu muiden töiden ohella. Sitten tuskastumme, kun näin ei tapahtunutkaan. Todellisuudessa vain sellaiset asiat, jotka osaamme todella hyvin ja jotka ovat muuttuneet rutiiniksi, sujuvat muun tekemisen ohessa.

Pääset helpommalla, kun merkitset kalenteriisi ajan, jolloin aiot hoitaa näitä ”siinä sivussa hoidettavia” asioita. Jos muistettavaa on paljon, kirjoita lista, josta sitten poimit tekemisiä yksi kerrallaan. Asiat kuormittavat mieltäsi vähemmän, kun tiedät, että ne katoavat listalta vasta kun itse ruksaat ne yli.

Harmilliset keskeytykset

Puhelin soi vähän väliä, sähköpostit kilahtelevat postilaatikkoon ja sosiaalista mediaa tulee vilkuiltua kaiken lomassa. Kuulostaako tutulta? Jatkuvat keskeytykset vaivaavat yhä suurempaa osaa työntekijöistä ja lisäksi keskeytämme itse itsemme lukuisia kertoja päivässä. Tutkimusten mukaan takaisin tehtävään syventymiseen voi kulua jopa 20 minuuttia. Kuulostaa ajanhukalta.

Pienet ja tutut tehtävät sujuvat hyvin keskeytysten lomassakin, mutta suuremmat, keskittymistä ja luovuutta edellyttävät tehtävät vievät aikaa. Varaa itsellesi päivän aikana jaksoja, jolloin annat itsellesi luvan keskittyä rauhassa johonkin huomiotasi kaipaavaan projektiin. Jos mieleen tulee jokin asia, voit kirjoittaa sen ylös ja palata siihen työrupeaman jälkeen. 

Vinkit tekemisen hallintaan

Vinkki #1: Tämä hetki nollapisteeksi. Siivoa mielestäsi eilisen ja viime viikon tekemättömät asiat ja päätä, mitä aiot tehdä tänään. Valitse aikataulutettujen palavereiden lisäksi kolme tehtävää, jotka aiot hoitaa. Jos hommat ovat isoja, pilko niin pieniksi askeliksi, että voit tehdä niitä 15 minuutissa. Muista olla tyytyväinen jokaisesta pienestä edistysaskeleesta, niin energiatasosi pysyy korkealla.

Vinkki #2: Säläpäivä. Pieniä hoidettavia asioita kertyy helposti ja ne kuormittavat tulemalla mieleen silloin, kun sitä vähiten kaipaat. Listaa tehtävät ja varaa aika, jolloin hoidat niitä yksi kerrallaan. Mikäli jotkut asioista ovat niin hankalia, että lykkäät niitä kerta toisensa jälkeen, käytä ”yksi ikävä asia päivässä” -menetelmää, jonka avulla hoidat yhden hankalan jutun päivässä. Mieli palkitsee, kun lista lyhenee.

Vinkki #3: Anna itsellesi lupa keskittyä. Varaa itsellesi aika, jolloin teet vain yhtä projektia. Laita puhelin ja sähköposti kiinni ja ota tarvittavat välineet saapuville. Muista että lyhytkin aika voi olla tehokas, kunhan vain keskityt intensiivisesti.

Vinkki #4: Kiritä itseäsi rutiinitehtävissä. Saat lisää aikaa tekemällä hyvin osaamasi asiat nopeasti. ”Kirjoitan kokousmuistion puhtaaksi puolessa tunnissa” tai ”teen kuukauden matkalaskut valmiiksi ennen töistä lähtöä” voivat olla tavoitteita, jotka auttavat sinua tekemään jo hyvin osaamasi rutiinihommat tehokkaasti.

Vinkki #5: Prioriteetit kuntoon. Liian usein käytämme paljon aikaa rutiinitehtäviin ja haastavammilta tuntuvat epäselvät tehtävät lykkääntyvät. Laita haastava tehtävä etusijalle, niin se edistyy. Priorisointi koskee myös vaatimustasoa, jonka itsellesi asetat. Vain harvoja tehtäviä tai työvaiheita kannattaa hioa täydellisyyteen saakka. Tässäkin aika voi olla apunasi. Päätä tehdä isompi raportti valmiiksi ennen viikonloppua, takarajan lähestyessä työskentelet tehokkaammin.

Ekstravinkki: Hyödynnä matka-ajat. Jos matkustat junalla, bussilla tai vaikka lentäen, mieti mitä tehtäviä voisit hoitaa matkoilla. Kirjoitatko junassa sähköposteja, varaatko ajan kampaajalle vai sovitko chatillä lounastreffit kollegan kanssa? Voit myös hyödyntää matka-ajan vaikka äänikirjaa kuunnellen – hyvinvointia lisäävä tekeminen on mitä suurimmassa määrin hyvin käytettyä aikaa.

Mikäli jäit kaipaamaan tarkempia perusteluja tai lähdekirjallisuutta yllä mainituille vinkeille, ei huolta. Löydät ne kaikki koottuna yksiin kansiin keväällä ilmestyneestä kirjassani Aikaansaamisen taika – näin johdat itseäsi. Voit tilata kirjan tästä linkistä

 

P.S. Voit tilata ilmaisen Aikaansaamisen taika –blogin tästä http://www.satupihlaja.com/tilaa-uutiskirjeemme

Saat sähköpostiisi noin kerran kuukaudessa johonkin itsensä johtamisen teemaan keskittyvän blogin, jossa on aina mukana helposti toteutettavia vinkkejä siitä, miten voit parantaa arkeasi heti.


Miten pidät yllä aikaansaamista – rentoutusvinkit itsensä johtajalle

pexels-photo-185801.jpeg

Istun laiturilla aurinkotuolissa. Kuuntelen lintujen ääniä, tunnen auringon lämmön ihollani ja luonnonkaunis maisema avautuu silmieni edessä. Ystäväni istuu vieressäni, ja lukee kirjaa. Olemme hetkeä aiemmin nauttineet rauhallisen aamupalan laiturilla. Mikä rentous tässä sunnuntain aamussa.

Mitä kaipaat elämääsi?

Valmennuksissa olen huomannut, että moni kovaa vauhtia eteenpäin pyrkivä asiakas vastaa tähän yhteen kysymykseen samalla tavalla: Rentoutumista, mielenrauhaa, luonnonläheisyyttä. Kukaan ei pysy työvireessä vain tekemällä koko ajan töitä.

Rentoutuminen työn vastapainoksi saa työn taas tuntumaan innostavalta ja antaa uutta energiaa. Tapoja levätä ja rentoutua on varmaan yhtä paljon kuin ihmisiäkin. Yksi keino on kuitenkin monille mieluinen. Luonnon rauhassa rasituksesta palautuminen tuntuu olevan monelle mieluisa tapa palautua.

Mutta kun ei ole aikaa

Yleensä levon ja rentoutumisen vähäisyyttä selitellään ajan puutteella. Aikaa on kuitenkin meillä kaikilla koko ajan. Siinä on eroja, kuinka tuo aika käytetään. Jos aikataulu on buukattu liian täyteen, niin sinä olet se henkilö, joka voi purkaa tuon aikataulun.

Voit päättää siivouksen sijaan lähteä kävelylle metsään, tai vaikka retkelle puistoon lapsen kanssa. Vain sinä voit tietää, mikä on kulloinkin tärkeää. Huono omatunto siitä, että jotakin on tekemättä, on vain tunne, jota on hyvä opetella sietämään ja käsittelemään.

Tutkimusten mukaan jo seitsemän minuutin oleskelu viheralueilla vähentää stressihormonien pitoisuuksia elimistössä. Aikaa arjen rasituksista palautumiseen ei siis välttämättä tarvita kovin paljoa. Odotamme aina lomaa, mutta myös arjen keskellä on hyvä opetella rentoutumista.

Salliminen

Usein haasteena on se, että on vaikea sallia itselleen rentoutumista, etenkin jos jokin työtehtävä on tekemättä. Tämä on iso haaste nykyisessä itsensä johtamisen kulttuurissa, jossa jokaisella on paljon päätösvaltaa siihen, millä tavalla työtään hoitaa. Voit päätyä siihen, että oikeastaan koko ajan pitäisi tehdä jotakin.

Itsensä kehittämisessä voi unohtua, että lepoa ja rentoutumistakin voi joutua harjoittelemaan uudella tavalla. Kun työ tehtaassa päättyi työvuoron päättyessä, niin tieto- ja asiantuntijatyön mieli ei irrotakaan työtehtävistä tietyllä kellonlyömällä, vaan prosessi jatkuu vapaa-ajallakin.

Luvan antaminen lepoon on se tärkein askel, sen jälkeen kaikki on helppoa. Keksit varmaan vaivattomasti mukavaa tekemistä, joka rentouttaa. Lähdetkö retkelle perheen kanssa, ystävän kanssa syömään vai käytkö mieluiten juoksulenkillä tai kuntosalilla? Luetko kirjaa vai katsotko tv-sarjaa kotona? Kokeile ottaa rentoutuminen tavoitteeksi ja luovu huonosta omastatunnosta.

Kiireen selättäminen

Harhaudumme välillä mukaan kiireen illuusioon. Tämä ja tämä pitää hoitaa nopeasti, vastaustani odotetaan jo ja mitä sekin nyt ajattelee, kun en ole vieläkään hoitanut tätä. Pahimmillaan koemme, että tämä pitäisi olla jo tehtynä. Pysähdy ja lopeta taistelu mahdotonta vastaan.

Kiireen ja stressin tunne heikentää ongelmanratkaisukykyämme. Yksinkertaisetkin asiat alkavat tuntua vaikeilta, kun ei muka ole aikaa miettiä. Rauhallinen ja rento mieli sen sijaan löytää ratkaisut helposti, eikä jää kiinni turhiin epävarmuuksiin.

Kokeile tahallasi kulkea jokin matka rauhallisesti. Kävele hitaasti, pyöräile kuin sunnuntaipyöräilijä ja järjestä rauhallinen lounas. Vaikka jotakin ”pitäisi” tehdä nyt, käy silti ensi vartin kävelyllä ulkona auringonpaisteessa.

Pieni on suurta

Heräsin itsekin kiireen keskeltä, kun huomasin tilaisuuden lähteä viikonloppuna vuorokaudeksi reissuun. Eihän siinä kovin pitkälle ehdi, mitä nyt tuossa ajassa ehtii. Pitäisi hoitaa näitä ja noita hommia viikonloppuna. Pidimme ystäväni kanssa kuitenkin suunnitelmasta kiinni ja varasimme yhdeksi yöksi mökin airbnb:stä.

Saavuimme iltapäivällä mökille puolen tunnin ajomatkan päästä kotoa. Jonkin aikaa mieli yritti vielä olla tehokas. Käydään nyt ensin kaupassa, lämmitetäänkö heti sauna ja käydään uimassa. Hetken päästä kuitenkin jo istuimme auringossa laiturilla, mieli ja keho asettuneena luonnollisen rauhalliseen rytmiin.

Ympäristön vaihdos on hyvä tapa järjestää itsensä rauhalliseen ja rentoon olotilaan. Kodin keskeneräiset siivoukset ja työasiat jäävät helpommin taakse, kun uusi ympäristö kaappaa mielenkiinnon. Ei ihme, että suomalaiset ovat mökkikansaa – luonto on ympäristönä erityisen rauhoittava.

Vinkit rentoutujalle

Vinkki #1: Salli itsellesi rentoutuminen. Anna itsellesi lupa ottaa hetkittäin rennosti. Se voi olla mitä tahansa, mikä tuntuisi juuri nyt mukavalta. Pieni kävelylenkki ilman sen kummempia tavoitteita, rauhallinen lounas ystävän kanssa, rauhallinen aamu ilman kiirettä mihinkään. Järjestä riittävän usein ainakin päivä tai pari lomaa itsellesi.

Vinkki #2: Älä tee helpoista asioista vaikeita. Tee suunnitelma ja toteuta se mieluisellasi tavalla. Oli aikaa sitten vartti, pari tuntia tai vuorokausi, vaihda mieli lomamoodiin. Ympäristön vaihdos auttaa pääsemään irti arjen velvoitteista ja luonto toimii hyvänä stressinpoistajana.

Vinkki #3: Huomioi tunteesi – mutta älä aina toimi niiden mukaan. Jos tuntuu, että olisi pakko kuitenkin ensin tehdä jotakin hyödyllistä, voit panna tämän tunteen merkille, ja sitten päästää siitä irti. Jos huono omatunto iskee, tarkastele sitäkin kaikessa rauhassa, ja anna sen mennä menojaan.

Tämän kevään tavoitteena on tuoda aikaansaamisen taikaa kaikille, jotka sitä haluavat

P.S. Mikäli sinua kiinnostaa kirjoittaminen, ilmoittaudu Ideasta tietokirjaksi –valmennukseen, jossa kirjaideasta työstetään kirjoittamissuunnitelma. Löydät lisää tietoa Facebook-tapahtumasta . Valmennus täytetään ilmoittautumisjärjestyksessä, sitovat ilmoittautumiset tästä linkistä

P.P.S. Tämä oli kevään aikaansaamisen taika blogisarjan viimeinen blogi. Kesällä blogini enimmäkseen lomailee ja syksyllä on luvassa lisää aikaansaamisen taikaa, erityisesti työelämän haasteisiin, myös yrittäjän näkökulmasta. Blogini voit tilata tästä linkistä

Saat sähköpostiisi noin kerran kahdessa viikossa johonkin aikaansaamisen teemaan keskittyvän blogin, jossa on aina mukana helposti toteutettavia vinkkejä siitä, miten voit parantaa arkeasi heti.

P.P.S. Mikäli haluat mökille meren rannalle Sipooseen, varaa tämä mökki airbnb:stä. Pääset nauttimaan luonnon rauhasta ja puusaunan löylyistä helposti, puolen tunnin ajomatkan päässä Helsingistä. Tämä on vain ystävällinen vinkki niille, joilla ei ole omaa mökkiä tai aika vaan on niin kortilla, ettet ehdi omalle mökille toiselle puolelle Suomea, ei siis kaupallista yhteistyötä;)